随着计算机技术的发展，信息技术得到了广泛的应用。在工程单位档案信息化中，档案管理的手段、方法和流程也发生了重要变化。与传统的纸质信息管理相比，电子文档具有一定的优势，两者之间存在较大的差异，导致了文件管理形式的差异。如前所述，本文进行了精准的分析和探索，通过对比电子图片和电子文件与指标的差异，为钢结构行业支持信息化奠定了基础。
一、数字文件和档案信息的特点
纸质文件是借助电子计算机的识别、处理和存储功能，由纸质文件转换而来，在互联网时代可以传输，通常以文件为单位。目前，电子文本的重要载体包括硬盘、光盘、磁盘等。因此，电子文本中的系统记录打破了源文件的弊端，具有载体选择多样化、存储简单、速度快、容纳度高的特点。然而，电子图片也有一些缺点。例如，纸质文件在新媒体环境中的使用安全性可能会受到威胁。如果管理不到位，数据文件可能会被窃取、篡改和擦除。此外，电子文本文件的制作也需要一定的科技含量，对管理员的专业能力和使用现代办公工具的能力要求相对严格。信息是以纸为载体记录信息，以文字说明的方式记录与活动相关的基础材料。信息文件的显著特点是易于识别、对存储形式的理解更全面、保质期长等。但由于纸质载体的影响，电子档案材料存在潮湿、易燃、老化等弊端，使得纸质档案管理者的工作难度很大，导致文字模糊、档案损毁等现象时有发生，档案的价值无法充分发挥。
二.工程单位纸质文件与电子文件的对比分析
（一）档案收集和归档的方式差距很大。在建设项目中，电子工作资料的归档方法不同于档案。首先，在如何形成电子文件和档案、相关加密数据、信息认证、验证机制、加密处理等方面。应随时进行。信息安全系统完善，确保不会有信息、攻击等。在建筑文件传输过程中，原始档案接收人接收档案时的信息类别准确、真实。归档信息在收集归档时相对直观，通过施工工作直接整理记录。相比之下，电子文件和资料的要求更加严格，不仅对文件格式和载体有具体要求，对文件读取方式和相关操作系统也有一定限制。因此，电子档案与电子文件数据管理的区别也体现在载体的不同上。相对而言，电子档案经过收集归档后，作为凭证的真实性辨别能力更强，性价值更高。由于电子文本不能更改或伪造，凭证的说服力较低。
（二）文件识别组之间有很大的差异。电子文件资料的识别主要是为了保证其在后续建筑活动中具有较强的实用性和指导意义，尽量少保留工程信息、施工合同和施工展示过程、工程验收资料等核心数据。而且，鉴定工作的性质包括信息是否为电子文本格式，文书所涉及的文件内容有保存价值的时间有多长，电子文书的呈现技术是否能够反映文件的真实内容等。主要任务是在建设中从众多的商品流中选择有价值的文件内容。鉴定方法包括电子文件信息真实性检测、阅读模式检测、计算机病毒检测和信息准确性检测。在电子档案鉴定活动中，应首先明确档案价值鉴定标准和档案管理期限表。拒绝并销毁收集的无用文件或已失去保存价值的文件。信息与电子文件鉴定业务的主要区别在于鉴定地点，其中在监理公司主要鉴定来源、内容信息、特征形式、是否具有相对价值、效益标准评价等。
（三）归档和分析过程中的差异。在工程单位中，电子移动文件和材料的信息和载体可以分离，因此文件实体的分类可以用概念分类来代替。电子档案集中整理是一种典型的实体标准分类，通过单行整理规则，对档案信息进行人工管理，实现档案按档案的主要项目类型、年代或类别在房间内有序整理。信息管理中的文件分类是一项繁重的任务。为了保证文件检索和查询的效率，外包单位必须花费精力整理文件的类型。电子文件归档整理的特点是按照关键字或时间对收集到的文件数据进行快速、有效、全方位的整理和排序，通过通讯设备和工具软件系统更加集成化、智能化。而且，存储纸质文档文件的磁盘等设备也可以采用简单的分类方法，不会干扰磁盘中存储文件的排序。行政人员需要选择不同的需求进行自动技术检索，并自由灵魂排列组合，从而形成建筑物所需的档案记录。
（四）档案保管方式上的差异。在建筑行业中，纸质文件档案和电子文件档案保管在环境要求和方式上存在较大差异，电子文件档案在室内存放的温度不应低于14℃或高于24℃。相对温度在50%左右。但纸质文件的磁盘存储环境一般不低于17℃，不超过20℃。如果存储在云主机中，对真实场景有额外的要求，只有对安全性能和保密性的严格要求。此外，磁场还会影响电子图片文件的磁盘，所以在保存磁盘时，要整体考虑磁效应，尽量避免出现消电现象，存储载体要远离磁场，放置在抗磁性效果好的金属球中，避免载体因强烈震动而损坏。另一方面，质量档案一旦形成，就不容易将记录的文字与载体分离，这是一种静态的实体存储方式。而电子图片可以将载体从文件内容中分离出来，并具有修改和删除的功能，是一种实时动态的存储方式。此外，随着信息技术和数据库应用的发展，电子文档的存储方式也逐渐从磁盘载体转变为云存储服务器，以节省相关管理成本。
（五）文件利用过程的差异。工程单位经常发生各种维护或接线项目，需要检索文件和记录。对于档案信息，需要经过相关的审查和贷款程序，然后需要原始文件或打印文件。所有文件内容都可以肉眼识别，具体细节需要自己搜索。在使用数字文件的过程中，首先电子文件管理中心或人员要核对检索到文件的单位、机构或个人的身份，无误后再确定访问权限。只有得到管理人员的许可，才能检索和读取文件。但电子文件的阅读方式与电子档案不同，需要使用计算机硬件和办公软件实现可视化参考。与电子档案的阅读方式相比，它不受地理因素和时间的限制，然后可以通过互联网进行查询和检索。但从*安全使用各类信息的角度来看，纸质文件的保密性更强，通常采用加密数据、私钥技术、身份认证技术等作为保障措施。
如上所述，纸质文件和档案信息具有不同的信息载体，基于它们各自的特点，有两种管理档案的方法，它们有很大的不同。然而，在当前的信息社会中，计算机技术电子文档数据管理的应用是工程单位和市场发展的总趋势。电子文件虽然有一定的优势，但在数据共享的封闭环境下，数字文件更容易被接受，更大程度上简化了文件管理流程，提高了数据管理水平。因此，在未来管理档案的演进中，电子文件的安全性应该得到充分保障。
