一、干部档案保管
（一）缺乏数据管理意识（保管）领导支持不足。目前干部档案基本由人事工作人员兼职管理，不是主要职责，对日常保管人关注较少。需要的时候翻过来，还可以在不需要的时候无人监管。
（二）数据管理手段传统。在效率低下的情况下，档案的处理、检索、提供和利用、分析和统计大多是人工进行的。
（三）档案保管移交是可选的。没有严格的程序和手续档案保管人员变动时没有交接，只有一堆钥匙，没有通过逻辑检查和确认环节。材料的完整性和准确性可以得到保证，责任和界限不清。
（四）档案保管环境基本不达标。温度表不及时、控制不到位，使干部档案长期处于温湿度不达标的环境中。由于光、高温、氧、酸、酶等后天因素的物理反应。，档案纸的加速老化、材料寿命和耐久性降低。有些文件甚至长期存放在容易导致文件发霉损坏的环境中，造成可挽回的损失。
（五）针对档案保管人员短缺的管控机制。作为档案管理的核心，仓库、档案盒、档案袋、档案实体本身对馆员来说都是开放的、半透明的。他（或他们）可以对仓库中的所有文件进行任何操作，如读取、复制、拍照、提取、取页、换页、篡改、夹带等。在仓库例行检查或访问某个文件的过程中随意（受控进出的情况下）。目前，管理过程是基于对图书馆员的尊重和信任。只要他们管理的档案在仓库里，我们就觉得绝对安全、保密、可控。但按照新的思路，保密管理是基于对每个人的不信任，采取更精细化管理的管控要求，既要对档案实体负责，也要对档案人员负责。因此，如何正确避免目前库管员一旦进入仓库，就可以查阅所有档案，档案的操作过程不被认可、不被记录，是干部档案国家安全管控的迫切痛点。
二、干部档案智能仓库的传统设计
《干部人事档案工作条例》提出要不断研究和完善档案的保存和保护方法，实现档案信息化的精细化和现代化。在物联网技术的支持下，该改造方案集中管理干部档案仓库中的所有“东西”。在实现各普通设备**系统的同时，还可以按照设定的逻辑和限制要求联动运行。包括以下几个方面:
智慧仓库管理系统:通过统一管理一套系统仓库的实物档案管理设备、档案存储设备，以及文物仓库的安防设备。
实体档案管理:通过条码系统管理，可以实现实体档案的有序存储、快速查找、方便装卸。通过管理本系统的仓库管理、统计、年报、库存等业务的实体档案。
环境设备管理:通过控制系统，智能密集架可以获取室内温湿度信息，实时记录屏幕上的温湿度数据，并对智能密集架进行预警。实现环境数据可视化显示，对仓库内的环境设备和净化空气设备进行集中控制和统一调度，实现仓库内湿度恒定，空气质量达标。
三.智能仓库项目的建设内容
（一）RFID技术广泛应用于干部档案实体管理。RFID（RadioFrequencyIdentification），即无线射频，是利用频谱射频部分的共振或电场耦合，通过调制和控制通道与电子标签交互通信，唯一读取电子标签身份的技术。典型的射频识别系统集成了各种技术，如编码、载体、识别和通信。其原理是通过传输信号来读取、写入和识别标记介质，接触式是其重要特征。
在实际应用过程中，将RFID标签贴在档案袋正面，电子标签通过天线物理接触的方式读取并识别存储在阅读器中的电子证据，实现了档案袋特征信息的远程、非接触式采集和传输。
其重要组成部分包括:
1.射频识别标签。采用超高频技术，长度不大于140毫米，宽度不大于60毫米；；标签可接触读写，有效识别范围2~10米；标签为不干胶标签，粘贴到位后不易撕裂脱落。它们是隐藏的，将被安装在文件夹的前面。
2.射频识别桌面研讨会。桌面RFID工作台用于读取RFID标签中的信息（TID 号），方便档案部门建立智能仓库管理系统中RFID标签与文件柜的对应关系。用于读取RFID标签中的信息，时钟频率覆盖多个频率；**的故障诊断和指示；可以同时读取多个标签；
带有RS232、USB或自适应技术以太网端口。
3.射频识别条形码打印机。RFID热敏打印机用于在RFID标签上打印条码信息，便于档案部门识别。打印射频识别信息标签，支持一维码和二维码打印。支持超高频射频识别读写，符合FollonC标准。直观的彩色显示或图标界面，支持十种语言，简化设置和维护。射频识别条形码机
4.仓库管理室检查门。识别智能文件上的RFID标签，连接智能仓库管理系统，检测并记录进出房间的文件。如果没有经过批准和授权，只有经过批准和授权的记录信息才会向警方报告。
5.自动文件索引设备。便携式或便携式库存设备（无需外接电源）；档案信息化人员使用库存设备在库存巡查路上行走；库存设备自动收集标签标识号。档案管理员将盘点设备与智能仓库管理系统连接，自动关联盘点仓库的现有库存。
（二）利用智能档案柜实现干部档案精细化管理和可控化管理
根据干部档案的要求，并考虑到后续的扩展性能和通用，柜体要求有专门的快递行李收纳柜:整个柜体细分为几个柜体，每个干部的个人档案存放在一个柜体（单人**档案柜），一个柜体可存放3箱标准干部档案。文件柜连接智能仓库管理系统，档案员通过已有的近字档案管理系统获取文件的“取码”或“返码”（可采用数字条码或二维码方式），然后信息工作者前往智能档案柜的控制面板，通过直接输入或扫描标识码的方式查看“取码”或“返码”，实现相应文件柜**柜门的自动启动，再由档案员手动启动。除此之外，档案可以通过智能锁柜等应急手段进行管理。
通过这种智能访问模式，可以有效避免在原有的开放式设计放置模式下，档案人员可以随意接触所有原始文件的情况。只有当信息工作者通过档案管理系统申请查阅档案时，填写查阅对象、理由（如借阅、增加资料、替换资料、修改资料、外调、数字化加工等）和查阅时间等信息，并在相关环节审核确认后，系统才会随机发送“查阅码”，通过“查阅码”档案管理，可以打开**的档案箱，取出档案记录。返回链接的模式操作类似于取出链接的模式操作。这样，系统会记录每箱文件的详细信息和原因，以确保文件实体的完整性、准确性和可追溯性。
（三）集成污染监测设备控制远程管控环境对档案的物理安全具有积极意义。系统范围包括:在仓库部署多个温湿度传感器，全面监控客厅湿度和温度；部署多个沉浸式传感器，持续监测室内是否漏水；部署多个烟雾传感器，监测客厅火灾和烟雾情况；部署多个红外报警设备和监控摄像头，实时检测房间内的相关异常情况。
通过其他传感器获取仓库的湿度和温度信息，并将相应信息实时显示在仓管员领导办公室的监控电脑屏幕上；监测环境温度和湿度；水浸；火灾等异常情况；如果超过设定量；通过仓库管理员领导办公室的声音和灯光发出警报（也可连接到库区监控值班室）。同时，系统可以系统地执行检验计划并形成报告。
（四）构建干部档案实体管理系统，满足财务共享要求。
1.文件签出。用户在涉密网络上的数字档案馆管理系统完成文件利用的相关手续后，生成系统出站权限密码的“取码”。文件负责人在智能档案柜的控制面板上手动或通过扫描尺寸码输入“取码”，对应柜门按下按钮。当工作人员将文件带出房间并通过文件检测门时，只需记录即可完成文件出库管理，无需报警。
2.文件仓储。档案管理员应在数字档案管理系统中确认档案已经归还并整理好以供新的存储。数字档案馆管理系统生成归还文件的“归还码”，档案管理员通过直接输入或扫描识别的方式在智能档案柜的操作界面输入“归还码”，负责人将文件存放在重新打开的文件柜中。每次动作后，平台自动检查文件是否已退回，完成文件入库管理。
3.文件清单。信息工作者利用盘点设备对仓库中已有的档案进行盘点，然后连接智能仓库管理系统，自动抓取档案清单并标记库仓状态，如有不符报警，完成档案的盘点管理。
4.它的安全性。承担必要的身份认证、入侵检测、权限划分、数据隐私、入侵检测等功能。
5.可扩展性。管控平台上的智能快递数量和托管仓库数量可以扩大，不应该排斥干部档案的需求，可以扩大以满足未来档案局管理的其他类型档案业务的需求。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
