20世纪80年代以来，随着计算机技术和各种通信技术的应用，档案管理的数字化水平大大提高。一种新型的文物库房——简易档案室大行其道，智能档案室具有高效、准确、智能自动化、集中管理的特点。本文以广东省电力设计研究中心为例，介绍智能档案的管理手段。
一、传统档案的历史及其管理模式分析
我国文物库房建设历史悠久，从殷商时期的宗庙地下库房、周朝的天府，到西汉时期的石渠馆和兰台阁馆、东汉时期的库房石室和智能柜，再到元明时期的专门知识档案馆、宋代的书架库、明代的黄皮书库。虽然每个朝代的文物仓库名称和结构不同，但民族的历史使命是不同的。新中国成立之后，档案室发展更快，一些高度现代化的档案库房管理系统和设施开始应用于各类文物仓库，如智能柜、空调、除湿机、自动温湿度远程监控、自动消防联动灭火装置、仓库、建筑等，也尝试从防热、防潮、防火、防盗等方面综合权衡。但这一时期档案室的建设主要体现了国家对市级档案馆的建设。无论是在古代还是在新中国成立之后或80年代之前，档案库房管理一般都是手工管理。虽然部署了少量的自动化智能设施，但还没有实现对整个仓库的系统化、简易化管理。这种管理模式有以下缺点:
1.手动模式是主要模式，降低了工作效率。
传统管理模式下，由于设施设备配备不全，库房管理设施性能不够优越，档案库房管理长期处于人工管理状态，库房管理人员有很多工作要做。例如，在控制仓库的储存环境时，档案员的工作包括:测量和记录仓库的湿度和温度，打开和调节仓库的主空调和加湿器，护理文件箱，放置和更换抗菌剂和驱虫剂等。就档案业务内容而言，档案员的工作包括:档案盒或密集柜的打开和关闭、仓库内各类档案的规划、排架、翻转、取出、归还等。从以上可以看出，档案库房管理人员的主要精力都花在了这些低技术、必要的事情上，这种依靠人工作的自觉管理思想存在效率低、随意性强、监管难等不足。
2.设施设备差，不利于创造优秀的档案保管条件。
传统文物库房人才中心的设施多为不易通风散热的档案铁柜或手动铁制智能密集柜。温湿度装置一般为空调机组和家用除湿机，消防设备一般只配备灭火器等简单**的消防工具。顾名思义，有些条件差的文物仓库甚至无法保证这些生活设施的提供，有些设施损坏严重，无人监管，档案保管设施是虚设的，很明显，在这样的仓库条件下保存的档案。因此，文物库房传统管理的整体状况难以达到档案保管所要求的理想状态，存在较大隐患，对档案的长期保管极为不利。
3.档案的框架极其严格，过分依赖人工记忆。
在传统的档案管理方式下，档案托管岗位的记录信息缺乏。借用档案，我们只要找到熟悉仓库的档案员，他去仓库“搜”一下，把档案拿出来。如果进入管理仓库的人员不在岗位或岗位变动，仍然很难快速准确地找到所需文件。这种靠人工记忆的存取方式，勉强可以应付企业的小规模档案。当采集达到一定水平时，库房管理人员有时要经历许多波折才能得到所需的档案，影响了档案工作的效率和质量。
二.科技档案生成库房管理模式
20世纪80年代初，随着计算机技术的发展，一大批管理档案和库房管理的系统软件雨后春笋般涌现，为档案信息化数字化管理打开了大门。在网络技术的社会背景下，档案库房管理模式也在期待着变革，一个全新的科技文物仓库诞生了。
所谓智能文物仓库，通俗地说就是以网络技术系统为基础，将建筑技术、计算机技术、通信技术等诸多相关新技术技术、系统技术、计算机技术、监控技术和现代管理科学有机融合，实现控制设备、通信、办公消防、安防、物业管理的智能自动化，打造出一座高度舒适、高效、便捷的建筑。服务智能文物仓库的目标是为档案资源的长期存储提供*理想的物理环境；为档案人员提供*智能、*好的工作环境我为档案人员提供*快的方式来操作易用档案资源检索和借阅工具。列表中的智能文件库房管理模式
1.**分散的传统库房管理模式转变为复杂、综合、联动的现代库房管理模式，将文件、密集柜、文件温湿度控制系统、消防喷淋、文件投递系统、文件室本身串联成一个大型多功能半自动管理系统。这种管理理念高效、精准、更人性化。作者所在的广东省电力设计研究中心文物库房基本具备智能化技术文物库房条件。笔者以此为例介绍智能服务文件库房管理模式。
三.智能产品档案示例说明库房管理
我院文物库房总面积约1000万平方米，根据存放档案类型分为9个区域。文件库房管理中使用的智能管理系统包括一套文件智能手动和电动智能密集架、一套密集架计算机控制程序和文件相关数据库管理文件、一套中央集中车载空调、中央集中自动通风除湿系统和火灾自动报警。整个系统集计算机、网络、数据库开发和全自动控制技术于一体，实现了档案智能服务排架和归还、仓库湿度条件计算机控制与监控、预警服务等功能。
1.电动智能集中柜及其自动逻辑程序应用，实现仓库计算机控制。
我院的档案保管设施是一个电动的档案架，通过架的自动逻辑程序来控制机柜的开闭，以便及时了解各区仓库内机柜的状态。档案架及其智能控制程序的两个功能是:
(1)自动收集湿度和温度。预警系统每天实时上传各分区仓库的湿度和温度，并通过与文档管理系统的接口将湿度和温度记录返回给文档系统，可保存为日志文件备查。
(2)手动和电动技术的结合可以满足不同状态的需求。文件密集型机柜配有手动装置，以避免在断电等控制条件下需要重新操作文件密集型搁板。
(3)密集的设计结构节省了仓库空间。文件密集柜采用人工密集柜并排布置，通常处于封闭状态，紧急情况下再打开，充分利用仓库空间，文件保管水密度比传统方式增加3倍以上。
(4)照明领域，低碳节能。文件密集柜采用通道照明智能控制。当架体的通道打开时，灯光会自动打开，使进柜的人灯亮，出柜的人灯灭。
(5)各种控制装置保护人。智能集中柜采用多种探测器对文件和人员进行保护，如架体移动方向缓慢启动，中间高速移动，到达位置前缓慢落地，无超调或碰撞，架体内红外探测设备和防夹装置可检测架内是否有工作，紧急情况下可主动刹车，充分保障人身安全。
2.库房管理系统和文档管理系统完美连接，实现文件智能定位
我院通过采用专业的网络密集型机柜方案，实现了对档案的子数据库、子分区分组、子分类的**调整。同时，通过该程序和PDA(装有档案智能定位软件的掌上设施)的应用，实现了在线档案查询、自动检索和定位等功能，*终实现了文物仓库入库、借阅、卸载、上架全过程的智能化管理。
每个档案都有一个采集编号条码和仓库位置码。档案人员上架时，通过PDA建立两者之间的对应关系，将文件分批上架定位。此时，文件托管的坐标信息同步到文档系统对应的文件注册中。在借阅文件时，他们只需要在文档管理系统中找到所需的卷，并将该卷的信息传输到PDA。档案员和PDA一起进入仓库后，点击对应的档案登记，智能货架对应的栏目自动打开，档案员可以取出。互联定位的功能使档案的保管和借阅摆脱了企业传统下档案借阅对其或某一岗位的依赖。只要档案的存储信息存储在系统中，就能准确找到档案，这是实现档案智能定位的优势。另一方面，有了智能定位的功能，仓库中的文件放置不需要遵循严格固定的顺序，在理想情况下，文件可以灵活放置，大大减少了库房管理人员的工作量增加。
3.应用中央空调、专用空调和消火栓系统，实现集中统一管理。
四个文物库房采用统一管理和设备控制，均安装中央集中空调、通风专用空调和自动燃气消防喷淋。每个库房都配有单独的温度调节开关和单独的手动按钮进行通风除湿，可以低成本实现每个文物库房的温度调节。这种集中管理方式避免了粗放管理模式中随意性和不规则性的缺点。档案的管理和服务是关系到档案保管质量的决定性因素，文物库房智能监控模式是新技术在新型建筑技术、计算机技术、通信技术和计算机技术上的综合体现和典范。笔者认为，档案库房管理从人工向智能化跨越势在必行，这种管理模式的转变和跨越，将对档案行业整体智能化水平的提升和数字档案馆建设产生巨大影响。希望本文能引起更多档案同行的兴趣，投身智能档案和**数据管理的相关技术，共同推动档案信息化的发展。
