20世纪90年代以来，以数字网络和信息技术为特征的科技革命席卷全球。随着信息技术的发展和纸质档案的上线运行，档案的利用效率大大提高，档案在时代中的价值得到集中体现。传统档案馆的数字化升级和电子档案的大规模生成，在短时间内改变了档案馆的现状，数字化产品的方兴未艾给传统档案馆带来了新的挑战。
档案数字化的基本精神
1.档案数字化的含义
档案数字化是指通过注册不同载体形式的文件和记录工具，如计算机输入(或扫描)、转换(数据格式)和处理(转存或刻录)，将文字、图像、声音等数据转换成0和1的数字序列，然后存储在磁盘、光盘等物理载体上的过程。纸质档案经过数字化处理，提高了计算机检索速度；节省文件存储空间，缓解仓库紧张压力；减少因频繁使用造成的原始档案(特别是珍贵档案)磨损，从而继续发挥档案的资金优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强信息资料的大力开发利用，为档案开展特色服务创造条件。
2.档案数字化的内容
目前，在我国档案机构的档案中，除了绝大多数档案资料外，几乎所有的档案都还是电子档案。这种情况极大地制约了电子档案的利用和信息资源的开发。针对这种情况，当前和今后很长一段时间，为了提高档案的低利用率，我国档案数字化的重点是:档案信息的电视数字化，这既是进一步改变其馆藏档案结构的需要，也是利用网络技术实现档案资源共享和档案数字化建设的重要环节。一般来说档案数字化的内容有两个层次。首先，在档案目录数字化时代，其目标是建立与目录相关的数据库，关键是规范档案的描述和标引，科学选择档案目录的数据库结构。二是可以对档案全文进行数字化升级，通过扫描电子词条，按目录进行索引，将档案全文逐页存储为图像文件，或者通过ocR(光学字符技术)识别后以文本格式存储档案内容，辅以两种不同方式的检索系统数据库系统。在档案数字化过程中，需要选择文件的区域特征，并结合使用这种特定的方法。
3.数字处理的特点
与传统载体档案相比，档案资料主要有以下特点:一是信息的人工读取。数据是用数字符号记录的，只有通过包含计算机专用程序将数据解码成预输入状态才能手动读取。第二，制度高度依赖。数字化加工的管理需要外力计算机系统，所以计算机系统的兼容性非常重要。当生成文件的软件、运行文件的系统底层以及硬件的升级与原系统不兼容时，需要适应全新系统的部署和转换，保证文件注册的可读性。第三，信息与载体的部分分离。归档数据中的信息是流动和**的。而信息载体的分离使得以数字扫描全文形式存在的“文件形式”与通过逻辑关联连接的“相关元素”分离。
第四，信息的波动性。数字作品载体对信息的“束缚”不复存在，其信息很容易被删除。此外，新的计算机系统和程序无法解决过时的代码，因此需要将原始文件迁移到新的科技理想环境中，迁移过程中的信息丢失也不应该避免。第五，存储信息的密度。档案数据的存储密度远远高于过去各种人工可读的信息介质。随着技术的更新，其存储密度将不断加深。第六，整合辅助信息媒体。档案数据有机地结合了文字、图形、图像、声音等各种信息形式。，使现场再现了当时的组织情况，强化了档案馆对于参与社会的记忆和再现功能。第七，信息的可操作性强。数字化加工信息是动态变化的信息。由于信息的易变性，改变其存在形式更为方便。
数据形成和系统环境
1.数字作品的形成
(1)传统档案的数字化过程。计算机技术和网络技术的广泛应用，潜移默化地改变了情报工作的客观物质来源，原始档案数字化升级成为未来必然趋势。我国档案机构以网络化的形式生成馆藏档案信息已成为信息时代的客观需要，这是档案资源进入高速网络、实现国际资源共享的前提。为了满足政府和社会对在线文件和档案信息数据日益增长的需求，一些机构、事业单位和档案室开始通过电视对传统载体的文件和目录进行数字化。常见的方法是扫描电子设备，将原始文件转换成图像数据，或者通过光学字符识别(OCR)识别后形成文本文件。通过数字技术，各种数据文件联网后可以存储在磁盘和光盘上。
(2)直接数字扫描。数字处理(也称为电子档案)是人类生活真实活动的数字记录，是计算机办公和信息技术和网络技术快速发展的直接结果。它将通过电子计算机的运行、传输、存储和利用，进一步改变档案的面貌和伪环境。数字化工作的全过程不像电子档案那样容易记录。数字档案的生成、收集和归档自始至终都是在计算机上进行的，其形成机制也不再物化。在数字档案的生成和处理过程中，信息源很容易被删除。数字处理有不同的编码格式，每种格式都要用不同的软件读写。例如，有各种文本文件、动态数据库文件、各种计算机图像文件、录音录像文件等格式。
2.数字化工作的软件环境
数字档案馆网络运行中，信息配比合理，空间传输即时，可实现远程信息的实时再现。虚拟网络的数字化处理必须符合海量信息的归档时间和范围、科技环境、格式文件、监测数据等归档要求。，确保数字处理的质量。数字处理载体的特殊性要求运行的外部条件应满足防尘、防紫外线、抗磁干扰的技术要求。因此，档案数据信息可以在可靠性好、保密性好、软硬件兼容的外部条件下利用和保存。数字扫描从网络传输时有多种状态，常见的形式是存储在光盘或磁盘中。这种静态不同于信息上网或相关数据库的动态形式，表现出数字扫描的非物质性特征。数字化扫描信息在网络中的检索、利用和资源整合是一个从一种静态到另一种静态的运行或传递过程。这种动态发展的传输延迟短，空间动态传输是其内在运行特征。因此，在网络中传输的数字化工作信息可以看作是静态和动态的相互转换。
数字扫描存在的问题及防护
1.未来数字处理的挑战
(1)数字化工作载体材料面临的挑战。
与传统的电子档案相比，数字扫描有很多优点，但也有很多缺点，如载体材料存储时间短，远远不能满足档案永久或长期存储的要求。目前，数字作品的信息载体主要包括磁带、磁盘、光盘等。作为数字扫描网络运行参数中的静态形式，它们在信息的网络传输中起着重要的作用。然而，它们在使用和保存过程中会受到各种因素的影响，并以各种形式发生变化。比如载体材料的老化会降低电子档案的稳定性，直接影响档案的寿命。对于数字处理来说，其载体的脆弱性使得文件保护和管理成为技术难点。如果磁介质易受人体磁场影响，磁记录丢失，因此，存放数字处理的仓库应有磁干扰屏蔽设施；再比如计算机技术的升级，导致无法读取计算机系统或磁盘或光驱上的原始信息，导致文件价值损失。因此，为了保证数字处理的故事性，往往需要将其转换为**于任何计算机系统的中间形式或转换为新的存储格式；又如，一些存储的信息载体是不安全的。一旦计算机系统被病毒感染，信息可能会丢失，造成巨大损失。
(2)数字存档信息的安全方面
数字化工作信息的形成、传输、存储和利用都依赖于计算机系统，如软硬件代码、系统分类等。数字化扫描信息容易被删除，这主要是由于计算机内存芯片、可重写光盘等存储载体的可重写性。数字处理信息和载体的可分离性导致当档案数据信息被转移或替换到其他介质时，档案数据信息可以被改变而不被检测到。在数字档案的形成机制中，其内容和形式是**完整的，不仅内部容易发生变化，而且失去了固定的形式。如果相关程序没有做出特殊要求，数字扫描的修改可以不留痕迹。如果原始信息没有备份，文件数据信息无法修改后，原始信息将不复存在。如果没有授予一定的权限，数字处理信息的来源就会受到影响。随着网络技术的发展，在线浏览海量信息变得更快、更方便。然而，网络“黑客”经常出现，破译密码、修改信息，严重危害互联网安全。互联网安全已经成为其发展的巨大障碍。因此，需要协调解决分类、访问权限、信息复制等问题。数字过程文件。用户身份要通过民意调查确认，相关软件编程也要考虑只读取信息不修改信息等技术措施。
2.数字档案的保护
数字扫描的保护涉及载体保护材料和数字系统保护两个方面:
(1)载体材料的保护。
①保持适当的湿度。适合光盘等材料长期存放的温湿度控制是干燥、脱水和恒湿。考虑到物质的特性和瓶颈，理想的储存条件是温度20℃，空气湿度45%。仓储环境应配备自动控温恒湿的空调系统，仓库维护结构应保温防潮，辅以降湿密封，控制仓库室内温湿度。
②防尘。灰尘的影响对数字处理载体的危害更大，会对载体造成物理损伤、化学损伤和生物损伤。要创造条件降低空气中的粉尘含量，保证机器的清洁度；严禁触摸软盘读写窗口和索引孔；请勿用手触摸光盘的网络部分。
③防磁。在数字处理中，电场和磁场对磁盘和光盘材料有明显的影响。在存储过程中，数字扫描载体应远离能形成强磁场的电气设备。为避免将软盘与电视录像机等室内电器存放在一起，*好使用防磁配件存放软盘。
④机械防振。零件的磨损和振动也会损坏数字工作载体，因此应注意减震和防冲击。硬盘驱动器应该是平的，以防止振动。驱动器在写入数据时，不要移动或碰撞工作台，以免磁头晃动划伤磁盘，造成读写错误。
④防止光和有毒气体的影响。酸性和还原性有毒气体会腐蚀和破坏文件载体，导致磁盘损坏和数据丢失；紫外线能量与载体材料的还原反应影响磁记录的读写效果。因此，需要防范强光干扰，避免自然光直接照射软盘造成损坏。
⑤加强管理和维护。首先，软盘和光盘应该垂直放置；其次，软盘的标签要先写后贴，不允许用钢笔或签字笔写，以防划伤。第三，不允许用手直接触摸灯光和盘面，不允许随意擦拭或清洗盘面。如果碟片发霉，用蘸有高纯酒精的干净棉絮擦拭碟片外露部分，边擦拭边翻转，然后放在干净的环境中蒸发干燥。
(2)数字工作信息的保护。
①用户信息验证和访问权限控制。设置数据管理信息系统的用户安全认证和访问权限设备控制，避免非法访问数据管理信息系统，同时控制每个合法用户在指定的访问权限内重新操作，降低文件管理信息系统数据被破坏的概率。
②信息加密传输和局域网电缆屏蔽。如果文件管理信息系统是内部局域网系统，当登录文件管理信息系统的用户代码、密码和重要数据输入移动浏览器计算机时，通过互联网传输给客户端程序的文件注册应该加密，连接内部计算机局域网的电缆应该得到有效管理和屏蔽，以防止通过网络传输的信息和材料被非法窃取。
③设置审计功能和报警装置。应能记录系统中所有涉及文件数据资源的安全操作，并将文件管理信息系统的声光报警与审计功能相结合，当出现危及被管理文件绝对安全的事件时，自动向维护系统人员触发报警信息系统。
④网络病毒的防范。因此，电脑维护人员应及时在服务器和电脑上安装电脑杀毒软件，并定期升级，有效降低电脑感染的可能性。
⑤其他安全措施。在全档案管理信息系统解决方案设计和服务网络建设过程中，应积极采取辐射能量、火灾和水、雷电等因素的危害，采取有效的防范措施，避免灾害发生。
⑥建立有效的数字文件备份系统
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
