随着社会的不断发展，技术也在不断更新。在现有技术的限制下，现在有可能将射频识别技术和数字档案建设与档案实体的精细化管理相结合在一起，实现国家档案建设的科学现代化管理新模式。
目前90%以上的数据管理仍采用粗放式管理，普遍使用的传统铁柜管理系统存在系统文件编目程序复杂低效、整理时间冗长、住户文件顺序容易紊乱、文件查找耗时长、文件盘点操作不科学、无效文件管理滞后等问题。
随着计算机网络技术和条形码技术的快速发展，将射频识别技术和数字档案建设与档案实体的科学管理在一起相结合，实现科学、有效、高度现代化管理的全新档案建设模式成为可能。
RFID档案管理系统是通过建立统一的标准来规范整个文件管理，包括各个信息系统的文件管理；构建完整的档案资源信息服务平台，支持档案管理全过程的信息技术处理，包括:收集、移交接收、归档、集中保管、借阅利用等。同时，逐步将具体的业务模式切换到互联管理的思路，以服务模型作为业务规范的基础，实现流程和数据流基于面向服务的平台体系。
基于RFID技术的档案管理系统由中央数据库和管理模块组成，是系统的数据检索中心和内容输入输出终端。服务器包括:RFID标签、防盗门、手机、发卡机等具有集成RFID功能的设备，是获取和输出中心相关数据库信息的重要端口。RFID读写装置的功能是将数据库信息的信息写入标签或将标签中的信息导入数据库系统；RFID手持机是管理员现场相互沟通的硬件信息采集。管理员将收集的文件导入中央数据库，然后为文件管理信息系统区域功能的使用数据提供支持。发卡机构用于完成设置馆员权限的多功能卡的发放。
(1)与管理:向我馆工作人员和闲散人员发放RFID电梯卡，作为进出档案库房的唯一识别标志。RFID电梯卡是一种内置RFID标签的卡，可以多次读取RFID标签的存储芯片中管理员和外人的基本信息，用于识别和门禁操作等。
(2)信息采集:对于管理良好的物品:档案袋、文件袋、智能橱柜等。每个档案袋和文件柜都贴有一个射频射频识别标签，每个标签都作为文件袋的唯一识别标志。由于标签数量较多，可以使用相关的RFID条码打印机进行批量重写，操作快捷，便于统一重写。
（3）盘点仓库档案时，库内人员使用相关高频RFID读写设备盘点仓库。达到快速准确的效果。库存指令在管理文件信息系统的查询系统之间发送，射频识别手持移动扫描文件标签，收集信息进行存储，并自动恢复收集的信息以与中央数据库的数据进行核对。对于不匹配的信息，管理人员会现场查看，或者手持机修改设备信息或现场数据，从而完成档案盘点。清点过程不需要打开档案袋，只需要清点整盒文件即可。
（4）位置:用手机查找特定文件，并查询查看其相关信息。当文件需要放在固定区域时，需要用手持终端扫描要放在货架上的文件的rfid标签，然后扫描货架的存储标签，从而完成文件与存储位置的绑定，并记录到软件部分。
（5）借阅利用:当外部人员需要借阅或归还档案时，我们为零散档案的登记提供了一种小而方便的方式。
图书管理员或服务窗口大厅工作人员需要将借阅的文件从文件架上取下，并在桌面射频识别阅读软件中扫描，以便在系统中注册。
登记的档案在通过图书馆开门的射频识别入口门之前不会报警。
（6）存档:和在退货过程中一样，需要先在窗口登记退货，扫描RFID芯片并记录在系统中，比如在图书馆门口附近就不会报警。否则，将发送报警信息。
（7）安全管理:在资料室和图书馆的开放式设计门口安装了用于非法出库检测的RFID防盗门。管理后台将需要仓库管理的登记信息(编号、RFID号、出库类型)推送到自由检测。诊断服务通过入口门实时读取标签号，并查询要出站的标签中读取的标签号。如果不是，它将非法出站标签报告给后台数据库，并与入口门报警设备链接。同时，当文件通过RFID门禁时，实时文件记录的实时位置可以对文件进行控制和管理，从而达到防盗和监控的目的。
依托RFID技术档案管理系统的智能化，大大提高了图书馆档案的工作效率，不仅是速度，还有排架的准确性。通过藏品盘点，既能准确掌握藏品数量，又能掌握世界档案的类别和实时定位信息，实现人工排架几乎是不可能的。
智能档案管理系统的应用是众多RFID技术的综合应用。智能档案架的应用为信息管理者提供了便利，也为提高档案管理效率、降低国家档案成本提供了更高效的途径。智能档案架的出现，将*大限度地扩大RFID技术在国家档案馆的应用前景，实现真正的“数字档案馆”。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
