政府机关数字档案馆建设的紧迫性
1.内需与转型。
档案的类型已经从档案信息转变为纸质和电子文本共存或电子档案单一系统。为实现组织档案管理制度科学化，实现对各类别、载体特别是纸质文件的集中统一管理，实现从电子档案到国家档案馆的有序转移，需要借助网络技术建设满足岗位需求的数字化档案室。如果各级档案机构对档案信息化建设不太了解，缺乏紧迫感，不仅会使自身档案的管理水平滞后，还会使系统内二级、三级机构协调监督档案时难以履职，甚至影响机构为经济社会服务的质量。
2.现实和统治。
现有的办公档案业务标准模式基本停留在归档、保管、利用、移交实物档案入馆阶段，使用的档案管理软件多停留在电子档案计算机化操作层面，以目录检索为主，这与当前深化“去中心化、去中心化”改革，优化升级创新环境，跨部门、跨部门、跨区域推进“互联网时代民生服务”下的民生服务不同。近年来，我国数字文件归档管理从试点走向推广，探索了各类数字文件的归档范围、归档流程、存储格式、“四质量检测”、数据包容、提供利用等业务系统。2019年4月26日生效的国务院第716《国务院关于在线政务服务的若干规定》号令第12条提出了现行电子备案的落地要求。同时，电子档案的含义在第15条中进一步明确。要将这些规定落到实处，实现对政府机关电子文件的前端管控和规范管理，控制电子机关档案机构的领导权和主导权文件管理，就要加快政府机关数字化档案建设。
2018年；国家保密局发布第13号令《机关档案管理规定》；要求对政府机构的所有档案进行集中统一管理。明确将政府机关档案管理纳入政务管理和信息化管控规划；明确政府机构信息化工作的主要任务之一是负责政府机构档案信息化工作；协调政府机关及所属事业单位纸质档案整合工作；推动传统载体档案数字化和纸质文件电子档案的标准化。明确主管部门要开展数字档案馆建设，协调好传统载体档案数字化、电子建档和电子档案管理等工作。诚然，2014年发布的《数字档案室建设指南》是方向和指引。那么，2018年13号令的发布，就是对政府机关数字化档案建设的更高要求。
3.趋势和必要性。
随着新一轮行政管理体制改革的完成和社会发展的快速发展，进一步提高政府部门办公信息化水平成为一项重要任务。随着办公自动化和数字化档案建设的快速发展，办公档案数字化应与办公室信息化建设和国家档案馆信息化建设协调合作，实现系统互联和协作共享。作为连接二者的桥梁，政府机关数字档案馆的组织建设是一个重要的趋势和必然。
政府机关数字档案馆建设应注意的两个问题
1.坚持资源**，做好备货档案数字化。
事业单位数字档案建设的核心是数字档案资源库建设。在内容的整体建设中，数字存档资源是*重要的，它来自于存量互联网拷贝和增量电子图片存档形成的电子档案。建设要求中需要考虑的重点，应该是将事业单位的所有数字档案资源纳入数字档案的基本框架，使事业单位档案在事业单位图书资源的管控中处于优势地位，从而落实对所有事业单位档案进行集中统一管理的要求。在业务应用建设完成并投入使用之前，开展数字档案数字化建设的原纸档案数字化工作仍是首选。电子档案的数字化副本不仅可以极大地方便本机构的使用，还可以在过期档案信息交由同级国家档案馆入馆时同步移交数字化副本。纸质档案数字化工作按照《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017执行，清晰文本和规范文本的电子档案数字影印按照《纸质档案数字复制件光学字符识别(OCR)工作规范》DA/T77-2019同步执行，两者之间建立准确可靠的关联交易，便于实现纸质档案检索、辅助编目、汇编、研发、数据分析等。
2.坚持易用可靠性，做好智能应用建设。
目前，数据集成建设是数字档案馆建设中*大的不足。大部分机构现有的电脑，如档案管理软件，基本都是对电子文件目录数据及其互联网副本的管理辅助，不具备金融电子图片和电子档案的能力；需要进行应用和升级，即将管理档案业务的整体流程和相关规范固化在数据集成中，并与办公自动化系统连接，解决电子文件的规范化管理问题，兼顾档案信息的管理辅助。至于信息系统建设的方式，无论是通过标准化用户界面**于各机构业务系统归档纸质文件及其数据项的方式，还是将各机构业务系统嵌入其子模块的方式，都各有利弊，不符合要求。结合两种形式的优势，将电子文档的分类方案、归档范围、存放期限表、整理要求等一部分数据交互嵌入到办公楼宇自动化等业务系统中，在形成数字文档时自动或自动进行识别和采集工作，实时捕捉电子文档和数据项，实施预归档；另一部分侧重于电子文本和数据项的保存和维护，是一种相对合理的选择模式。对于数据量大的数字档案业务系统，需要建立由网络管理员、安全管理成员和审核员组成的三人管理模式，避免单一超级管理员，有效降低安全风险。其他功能方面，根据《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）和同级国家综合性城市档案馆的要求，应具备捕获与登记、分类与组织、编目、描述、存储、非对称加密、检索与利用、识别与处置、统计管理、移交、审核、系统配置、权限管理、安全管理等功能。在可选设置功能方面，多载波文件管理、接口管理、数字化改造文件管理、离线利用等。可以根据需要选择。
3.坚持依靠政府机构管理信息设施，推进建设。
目前，在现有事业单位的基础上信息化建设，事业单位数字档案馆的网络设施通常不需要单独设计和规划，而应充分利用政务管理设施和设备与政府网站和业务系统连接。这样就布局了与同级国家综合国家档案馆电子档案交接平台相连的网络通道和主要信息，解决了电子档案在线的交接问题。在管理和保存涉密数字档案资源时，应严格遵守国家法规要求，建设保密网络。
4.建立科学指导，归档工作资源数据库。
在数据库设置上，服务数据库、归档目录数据库系统、归档全文数据库、数据项数据库、专业相关数据库、专题数据库系统、涉密信息数据库、利用数据库、转库相关数据库等。可根据工作需要进行设置。开展图书馆各类传统载体档案的目录资源库，数据库系统质量应满足《档案著录规则》(DA/T)的要求
18）等规范和标准，并实现目录数据和数据文件的连接，与相应的数据项和相应的元数据数据库系统进行集成管理电子档案管理系统纸质文件应与数据项一起收集，应完整，并符合国家级综合城市档案长期保存和录入的要求。全文档案数据库应涵盖电子档案的数字副本和传统载体档案、数字数据、官方电子邮件、网络信息、社交网络、物理档案等。在政府文件、视听、科技、会计、人事、专业等各个门类业务系统。
5.坚持安全**，做好保障能力建设。
数字档案资源和信息安全保密性应纳入组织的整体信息系统安全管理。在立法层面，应制定机关、档案机构和部门的电子归档和电子化档案管理制度、备份责任制、安全管理制度、业务职责和任务，制定应急预案、信息系统用户和用户管理制度、制度漏洞等。在标准规范层面，政府机构档案重点认真执行国家相关规范，除具体业务和服务监管要求外，无需另行制定。数字档案馆的管理和建设应遵循信息资料安全管理的规范和标准，包括《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发[2013]5号）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）《电子档案移交与接收办法》（档发[2012]7号）《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
