2020年6月20日，第十三届财政经济委员会第十九次会议批准了修订后的《中华人民共和国档案法》，这是自1988年1月1日《档案法》生效以来的首次修订。此次修订有助于进一步完善信息化管理体系，充分发挥档案和档案信息化在推动国家治理能力和现代化治理高度现代化中的基础性工作作用，为新时代档案工作快速成长提供有力的法律保障。在日常档案管理人员中，我们经常会遇到一些概念上的细节，大部分是文件、资料、档案，在实际应用类型中不易区分，尤其是资料和档案的概念非常容易混淆，常被称为在一起原始档案。目前，理论界和实务界对档案有非常明确的定义，但数据的概念非常模糊。虽然信息在现实中也是一个非常接近档案的概念，与档案的关系*为密切（事物）。但严格来说，档案和数据是有区别的。
比如随着不动产登记系统的不断推进，不动产登记数据不断积累，使得不动产登记数据和不动产登记文件之间的管理边界变得模糊。2019年8月13日，生态资源部规定《不动产登记资料查询暂行办法》调用不动产登记数据，包括不动产登记账本和其他不动产登记结果；不动产登记基本信息，包括不动产登记书写申请、申请人身份信息、不动产权属来源、登记原因、不动产权属基础调查、以及不动产登记中心审核材料。但水利部、国家保密局发布的《国土资源业务档案管理办法》（国土资发【2015】175号）文件中规定的土地规划业务档案中有不动产登记档案。那么我们应该如何区分两者呢？
因为区别决定了应该如何根据《不动产登记资料查询暂行办法》或《档案法》进行查询利用。许多行政管理领域也存在类似情况。这种模糊不清不仅会导致法律冲突，还会对管理产生不利影响。法律的生命在于它的实施。为了实施修订后的保密法，必须有相应的制度规范文件。因此，有必要区分一些基本概念和数据与档案的关系，从而进一步完善档案管理制度，为今后的管理奠定基础。
数据和档案的概念分析
在新闻传播领域，档案的概念比较明确，而信息的概念则有些模糊。文件通常是指由数据管理机构保存的文件。数据管理机构可以是国家区域国家档案馆或专业国家档案馆，也可以是行政管理事业单位和政企单位的人事档案。《档案法》档案的概念是指过去和现在的机关、团体、企事业单位和任何组织，包括从事经济、政治、文化、社会、生态保护、军事、外交、科技活动的个人，直接形成的，对国家和社会具有保存价值的图片、图表、声像等不同形式的历史记录。“材料”的外延相当广泛，所有的指导性材料都可以作为材料。比如文件、作品、论文、文档、图片等。
图书馆学界一直认为，档案和资料的根本属性是不同的，档案的根本特征是原始信息，这是档案区别于其他相似和相邻事物的唯一特征。但我认为这种差异并不难解释档案的本质。以不动产登记数据为例。不动产登记数据也是自然的，记录了不动产登记申请、审核、审批、土地登记的全过程，也具有完整学术档案的属性。因此，文件和数据的基本属性是相似的。
文件和数据都由文档组成。文档（外文名：Document）是现代词，专业术语，指正式文件，分为正式文件、公文、信函和任何文件。文档的概念比较宽泛，不管是什么载体，只要是文档，比如一篇纸质文章，一段音频，一段视频，都可以称之为文档。狭义的“文件”是指档案中的“文件”的意思，广义的“文件”是指官方文件和信件或与政策和理论有关的信息的所有载体记录。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）将文件定义为以国家机关、社会组织或履行监督职责或处理政府事务的个人的形式记录的信息。因此，笔者认为文件的本质特征是检测记录，文件构成文件或数据，体现了记录的完整性。
档案工作者通常理解的是，档案范围和保管期限内包含的所有文件都称为具有保存利用价值的档案，而档案范围和保管期限外没有保存利用价值且可以销毁的文件称为材料，档案中的副本也称为材料。在专业数据管理领域，数据和数据管理是一样的，唯一的区别就是概念上的不同。材料也需要在销毁前完成鉴定。如果它们有保存价值；它们应被划分为储存期并转换为档案。但在保管期限鉴定到期后，如果档案没有保存价值，可以转为数据。但在传统档案管理领域，一直认为档案是直接形成的记录，是代表历史真实面貌的原始文献，而材料不强调自然性。档案以外的一切文件材料都可以认为是材料，没有直接转化为档案的都是材料。从转化时间来看，归档前的所有重要材料都是数据。
在房地产管理行业，由于档案和材料的概念没有明确界定，很多省市直接称之为不动产登记材料。但如果专业的档案管理持续研究不动产登记资料，会很难发现这些资料有保存利用价值，大部分文件仍需保存。因此，在专业档案管理领域，数据和档案以统一的数据管理模式进行管理，但它们被称为“数据”。笔者认为，在成熟的档案系统管理中，数据和档案的概念要明确，区别要明显，界限要严格划定，有助于档案的集约统一管理和利用。
数据和文件之间的差异
除了概念上的差异之外，档案和数据在来源、价值和管理方法方面也存在显著差异。
不同来源
文件和数据源是不同的。档案是由有价值的文件转化而来的。它们是在零散的登记程序中，按照一定的逻辑规则，从具有保存价值的文件中整理出来的信息单位。他们来自某些基本单位、组织和个人，与社会实践直接相关。但信息来源不扎实，范围比例很广，没有保存价值，未列入数据管理范围的文件都是数据；已经整理出来的具有档案基本属性的材料，仍然是数据。
不同值和功能
数据和档案的一大区别在于保存价值不同。《档案法》所谓档案，是指对国家和人民有保存价值的记录，而图书馆学界则认为档案保存在大型综合性档案机构，并进行管理刷新。无论哪种方式，对档案价值的评价都是一致的，归入档案备查的刷新肯定值得保存。档案具有文化记忆的方式，**价值是凭证价值，第二价值是智力价值，数据与档案相比没有凭证价值而只有智力价值。档案的历史意义和文献的作用是天然的史料；然而，信息的属性和功能不如档案。它是通过作品参考的方式收集或获得的材料，其自然性不够，只能作为编纂和编纂地方志的参考材料。
不同于管理方法
从形式来看，文件有固定的形式，只有某些文件才能成为文件。但是信息比较松散，可能会重复，没有严格的要求和要求。从文件收集、整理、鉴定、归档、存储、利用等都有工艺规范和标准。，而档案管理和利用要认真执行《档案法》《保密法》等规定。准入有严格的规定和要求。通常只能访问已经逐渐打开的文件，信息一般是完全公开的，没有严格的限制，只要符合各种信息访问规定即可。严格来说，一般单位员工设立的档案库房或研究室应称为研究室，即专门保存信息的机构。由于管理方式不同，文件由专业的文件组织管理，而数据则由单位员工简单管理。文件有鉴定销毁程序，整个过程必须有保密机构或监管机构参加，保管期限要续签鉴定，但数据销毁没有特别严格的流程。
不同的保管单位
《档案法》规定档案由国家档案馆保管，一般是指区域性国家档案馆和各级专业国家档案馆。随着社会协作服务的不断推进，综合性国家档案馆、专业化市级档案馆在库存档案满时，将租用第三方机构服务的仓库保管档案。由于档案的主体是区域国家档案馆和专门的市级档案馆，这种情况被视为由它们保管。但是对于数据的存储单位没有明确的规定，很多单位都有档案或者直接放在数据的形成部门。以不动产登记数据为例。根据《不动产登记暂行条例实施细则》的规定，不动产登记数据将由生成数据的机构直接保存-不动产登记机构并对外咨询。
不动产登记材料在权利登记保存一定时间的，异议登记应当根据部门目前的清查需要申请批准移交，国家档案馆或者各级国家综合档案馆依法接收《各级各类档案馆收集档案范围的规定》。无论什么形式，不动产登记数据或档案移交给国家区域市级档案馆后都是不动产登记档案。比如上海浦东不动产登记中心只保存近两年的数据，超过两年的数据全部转到浦东新区档案局，而不动产登记数据则转为不动产登记档案。
不同的法律
就法律效力而言，档案比一般信息具有更高的同等效力。我国已经建立了以《中华人民共和国档案法》为核心的完整的档案管理法律体系，该体系由法律、规章制度、规章制度、立法法律、地方性法规、党和国际社会的公共规则等组成。档案的产生、保存和管理都有明确的规定，因此档案在行政管理和司法审查中发挥着重要作用。与文件管理的立法水平相比，长期以来没有相应的规定。*高法《关于民事诉讼证据的若干规定》规定“物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者公证登记的书证的证据效力一般大于其他书证、书证和被告人供述”，这也印证了档案的证据效力一般大于其他书证和电子数据。
不同的查询利用率要求
不同于文件和数据的概念，查询要求也不同。比如不动产登记行为是行政强制行为，一般要经过当事人申请、登记机关审查、登记发证等基本步骤。本次工作过程中形成的不动产登记优秀材料包括当事人提供的真实材料和登记机关审核的材料，以及专项审批服务材料。根据行政相对人档案管理规定，应认真归档，并按《档案法》规定提供和使用。但如果查询使用的话，目前档案利用标准“由国家档案馆保管的档案一般应在自形成30年后向社会开放”，这是我国以《档案法》为核心的档案管理相关法律规定的公民和组织可以持有合法来源并利用完全开放的档案。
国家档案馆应当及时在互联网上公布开放档案目录。不对外开放的档案原则上不予查阅利用。不动产登记文件应严格制定《档案法》实施规范，但不动产登记数据查询确实有其他规定。不动产登记材料已经30年没去过了，只要符合查询条件就可以咨询。
档案和数据的科学定义
如何区分文件和数据是管理和利用文件和数据的基本环境，也是文件管理单位的首要条件。在某些条件下，虽然数据和文件可以相互交换，但结合上述分析，仍然有可能澄清它们的区别。档案资料属于大文化产业的概念，属于史料的范畴，属于文献信息，属于知识的载体，具有参考性。它们之间关系密切，都具有信息的属性。不同的概念使得存储和利用的要求不同。但是，在一定条件下，收集的材料和文件可以相互交换。它是文件的补充。在某些条件下，数据可以转换成文件。
比如不具备长期保存价值但不适合销毁的档案，可以移交档案库房保存，参照材料进行管理；不能转化为档案的数据可以按照数据存储的方式保存，数据可以用信息和数字记录，无需可视化管理。比如在工程招标中，中标的投标文件及相关文件长期作为档案保存，未中标的投标文件作为数据保存，甚至有的单位认为没有价值，占用空间大，直接销毁。
基于以上分析，笔者认为数据和文件分为三个层次:
一是不能转化为档案的信息；
二是可以转化为档案的信息；
第三，档案。从文档开始到变成文件，再到变成文件，也可能从数据转化为文件。
在认真理解数据与档案关系的基础上，结合文件全集成管理体系，所有产生档案的单位在单位内部制定《档案分类大纲》，明确本单位员工的档案类别以及每个类别涉及的内容，做好档案系统与管理数据系统的衔接。该档案产生时即确定具有保存价值，且在本单位员工《档案分类大纲》管理范围内，确定为档案。对于*初作为资料保存的文件，在后续利用过程中，发现其具有凭证和文化价值，档案机构可以按照档案收集的流程鉴定进行鉴定核对，真正能够转化为档案的可以转化。
归档具有非常明确的归档范围和存储时间表。归档时，应按照规范《档案分类大纲》进行分类。数据只需要根据单位员工的一般数据进行管理，服务程序相对简单。因此，在实践中，每个文件的归档单元都需要编写归档信息并编译《档案分类大纲》。每种类型的文件都有归档范围、保存期限和信息公开标记。如果不在这个范围内，就是数据。一旦定义，人们就不容易不知所措，这可以有效地对文件进行分类，有助于增强文件的后续性。
同时，对于行政诉讼，在正式的规范性文件中，数据和文件的表述要准确，尤其是涉及政府信息的领域。在管理功能中，数据和文件应该进行不同的管理，以避免非法现象。尤其是因为这《档案法》界定了档案利用与政府之间的边界信息公开，而根据修订内容《档案法》第十五条规定，如果档案经档案室同意提前移交国家档案馆保管，则档案涉及的财务信息公开事项仍将在国家移交截止日期前由原件作出或担保。
按照申请单位公开。移交期满，政府信息公开事项档案按档案利用规定办理。
因此，生成和获取的材料在行政诉讼中是否作为材料或管理档案使用，将对未来拟公开的主体和审判实践产生重大影响。根据《机关档案工作条例》等规定的交接期限。移交档案局并纳入数据管理的信息，应当按照档案利用的实施标准，而不是政府的信息公开政策。
