在分析企业数字档案建设存在问题的基础上，提出“以客户为导向”的思路，构建共享、集成、智能、互动的企业数字档案云平台，实现从“死档案”到“活资源”的转变，为企业发展提供有效服务。
一、企业数字档案规划
2014年，中央企业办发布《中央企业档案信息化建设工作指引》“要求在企业信息*后阶段，重点抓好SASAC统一人事管理制度和相关技术标准能力建设，以电子书为基础，以安全体系为保障，以网络利用为目标，建设数字档案(室)系统。”2017年，国家档案局办公室发布《企业数字档案馆(室)建设指南》，指出“建设数字档案馆(室)成为企业档案提高工作效率、创新转型的必然选择。”
近年来，企业数字档案馆建设全面实现了档案资源数字化时代和档案业务信息化进程，推动了企业档案工作的升级转型，从根本上改变了传统的档案利用模式，一定程度上提高了档案利用率。但在支持企业数字化档案建设时，出现了复制纸质资料管理模式进行电子档案管理的现象，将实体档案管理的经验和流程牢牢运用在电子档案日常管理中。由于传统的档案业务是围绕实体电子档案开展的，档案信息化的起点是从文件归档开始，只有当业务单位档案或档案实体移交后，档案事业才能真正走到尽头。
还为档案实体制定了传统的归档规则和分类方法。复制传统管理档案模式开展数字档案馆建设将解决几个问题:
1.原本档案员在档案仓库等待归档，现在却在等待业务负责人的数据推送；
2.其实档案号是为实体档案编制的，但现在是为电子证据编制的；
3.原来是从档案馆借的文件，现在上线了。
4.按照这种思路建设企业数字档案馆，制约了档案馆的转型发展。
借鉴数字档案馆建设，树立“诚信服务”理念，推进企业数字档案馆建设。
档案馆开发经验
随着信息技术在各行业的深入应用，2000年，东莞和青岛开始了数字档案馆的示范建设。2006年，在《文化和文化产业“十一五”战略规划》中，提出“进一步推进纸质文献中心和数字档案馆建设，实现注册信息资源社会共享”。2010年国家档案馆发布《数字档案馆建设指南》明确数字档案馆建设细节(室)；2011年《文化和文化事业“十二五”远景规划》明确指出，“各级国家档案馆要加快数字档案馆建设，有条件的要完成数字档案馆并与服务对接信息服务”。
数字档案馆建设由弱变强，基础设施投入不断加强，馆藏档案数字化大力开展，档案目录和专题数字档案馆不断完善，数字档案馆信息服务广泛发展，档案数字化和电子文件管理行业标准逐步修订发布。
当然，*初数字档案馆的建设只是基于计算机管理、档案数字化改造和档案网站设计。2013中国国家数字档案馆(室)工作推进会提到，“数字档案资源的来源主要依靠存量档案的大数据；数字档案资源的利用停留在基于目录的简单查询共享，缺乏全面的文本挖掘和综合集成；增量电子档案管理没有建立有效制度，电子文件管理未纳入保密规定；电子档案科技发展不够深入，遗留问题保证了电子档案的真实性、完整性、易储存性和可靠利用性。”
从数字档案馆这么多年的建设历史可以看出，数字档案馆经历了“存量数字化技术、无纸化增量、资源互补”的设计和建设，必然会向智能化发展。几年来，数字档案馆的建设为企业数字档案馆的建设设定了明确的方向，那就是智能化技术。
建立档案资源为企业服务
面向公众的管理和档案服务理念企业发展企业档案是企业积极参与研发形成的具有保存价值的文件档案；d、生产和**经营。企业档案是企业生产、经营和管理过程的记录。中国是企业的资产凭证，是非**技术的构成要素。见证了昨天，记录了今天，展望了明天。
档案不仅是公司资产的文件和企业活动的记录，也是创办企业的载体，是企业管理智慧和工作导向的结晶。企业档案工作是企业技术、生产和自我管理活动的基础工作管理。内控制度管理、人文建设、审计、监督管理等活动都离不开信息化的支撑。企业档案工作要以满足企业各种活动的证据、责任、信息的市场为导向，运用现代管理和技术方法，通过资源整合开发，为企业的技术、生产、经营、管理和可持续发展提供有效服务。由此可见，档案事业不仅要围绕“档案的收集、管理、保管和利用”展开，更要融入各种组织和组织的管理，融入企业信息发展，在提高内部管理水平的同时，为企业创造效益和收益。
树立“以客户为导向”的理念，积极为企业发展提供有效服务
企业档案工作虽然不能直接贡献价值，但可以通过档案服务保障为企业的业务流程提供有效服务，间接实现价值和效益。因此，信息工作者要树立“以客户为导向”的理念，颠覆传统的等待建档、等待查档、站岗观战、仓库管理的工作模式，共同推动档案信息化从“存”到“用”的转变，积极融入工作的各种管理流程来管理企业的生产。
管理业务活动的服务、贡献价值和效益。在企业数字档案馆建设中，要转变观念，以档案利用需求为导向，积极为企业提供全面、准确、有针对性的档案登记，推动企业档案工作升级转型，实现从“死档案”到“活资源”的转变。
三是构建共享、集成、智能、互动的公司数字档案管理平台，实现从“死档案”到“活资源”的转变
以数据共享利用为目标，开展产品平台业务运营建设。
企业数字档案室是指企业利用现代信息技术固化的档案业务流程，对本企业或资产双重领导企业的电子档案或全部数字资源进行收集、整理、保存，提供网络档案信息服务并共享利用的一体化管控系统平台。通过平台建设，可以实现“接收、管理、存储、使用”档案的信息化过程。基础档案业务信息化建设的*终目标是数字档案的共享和利用。
经过近几年的盘点档案数字化工作，企业积累了大量的数字化档案。但档案数字化是通过扫描将档案信息转换为电子档案的过程，数字化内容以图像格式存储，无法对数字内容进行识别、分类、描述和索引。这样，我们简单地考虑将纸质载体转变为电子形式，而忽略了数据利用的需求。单纯为了积累而移人，会将数据生成淹没在数据的海洋中，只有使用数据，才能更大程度地发挥其价值，同时增强数据沉淀的本质。开展重要档案业务信息化建设要以档案共享利用为目标。在传统的档案数字化之后，编目和著录要注意数据之间相关信息的补充；电子档案整理工作应注意电子文件生成过程中信息和背景信息的收集，并将这些信息与关于档案目录的信息联系起来。这就需要借助信息技术对传统档案的描述内容进行优化，关注文档背景、文档间关联信息和全文管理信息。
此外，档案的分类不仅可以与档案实体的分类相同，还应该从共享利用档案信息的角度着眼于分类，整合分类方法、分类层次和文献形成的相关背景。进行用户数据信息挖掘，将用户利用需求整合到文件编目、分类和数据整理中。这样，在保持分类体系系统性、连贯性的前提下，可以充分利用用户需求，不断完善档案基础业务工作。
简而言之，档案信息化建设的基础业务不应优先考虑档案人员的便利性和完成档案具体工作的便利性，而应同时考虑数字档案的科学管理和有效利用。
平台具有兼容性和融合性，可接收综合业务系统数据库并集成其他信息系统
企业数字档案是企业信息数据的聚集地。各类信息系统中形成的有价值的数据需要归类到数字档案中。因此，数字档案馆具备接收各类信息资源的能力，是开放的；同时，数字档案馆也要适应上游数据，兼容海量信息数据。企业档案应加强部门与相关职能部门之间的合作与沟通。不仅要实现数字档案馆与其他信息系统之间的物理联通，还要加强与企业各部门的沟通，了解各部门工作中的节点和核心数据，将档案登记收集功能嵌入到各个系统的业务流程中，将归档需求和数据规范集成到组织的各个信息系统中，做好业务系统的实时收集和预归档。这样收集的注册信息既规范又有价值，可以为事务所扎实有效的活动提供有力的信息保障。各相关单位也能在实际工作中快速高效地从平台获取有价值的信息，是企业各项工作落实的重要保障，促进了档案的良性互动。
平台特有的智能信息能力
近年来，管理文件已从基于“卷”的手工管理发展到基于“件”的目录数据库管理。到目前为止，虽然一些企业已经实现了检索功能服务，但检索方式仍然是以“件”为单位的一条信息，不能快速、准确地提供科学、系统、面向知识的信息。
随着企业信息流程的深入，企业档案信息数据总量快速增长，数据存储格式和表现形式多样。需要统一标准，固定格式，建立档案数据资源的连接，对数据信息(文本、视频)中的数据进行识别、分类、抽象、检索和关联。因此，平台应该具有独特的数据处理能力，能够挖掘文本、视频、图纸等不同的数据。它可以进行语义检索，关联显示不同数据库系统的检索内容。
档案保存了大量的数据信息，但动态数据本身不会产生价值。平台只有具备独特的信息能力，才能为企业内部决策提供有价值的信息支持，才能在众多企业综合平台中发挥其独特的优势和价值。
平台具有社交互动和消费者反馈功能。
随着档案业务信息化建设的深入发展，档案服务已从面对面的功能服务转变为通过网络的间接服务。因此，平台要具备用户资源信息反馈功能，为用户提供一个整理需求的窗口，同时能够基于用户数据分析了解用户需求。
用户在使用信息资料的过程中，形成了使用搜索行为、用户自身信息、查询注册信息、查询系统快速匹配等。一方面要分析所需信息，了解用户需求趋势、行为数据的关注点，掌握不同用户对于企业档案的不同需求和规律，完善信息收集、整理、分类等基础工作。
另一方面，不要限制原始文件信息的输出服务，创新思路，为不同用户提供有针对性的专项服务。可见，通过平台建设将“收、管、存、用”档案这一重要业务网络化，可以实现信息的协同共享，实现企业档案信息系统与其他信息系统数据的聚合，利用信息技术提升信息处理能力，为用户提供便捷、快捷、个性化的平台。构建共享、集成、智能、互动的企业数字化信息管理平台，有助于实现从“死档案”到“活资源”的转变，提高档案机构的信息管理能力和档案机构与部门之间的信息整合能力，进一步推动信息化工作的创新和转型。
